ÖBYG yenileme takip listesi: acente kontrol rehberi

Bu öbyg yenileme takip listesi, özel sağlık poliçelerinde yenileme öncesi kontrolü kişiye bağlı notlardan çıkarıp görünür bir iş akışına dönüştürür. Poliçenin bitişi, ÖBYG statüsü, kesintisiz sigortalılık, tazminat prim oranı, plan ve iletişim kaydı için hangi alanların tutulacağını bulacaksınız.

öbyg yenileme takip listesi nasıl kurulmalı?

Listeyi müşteri bazında değil, poliçe bazında kurmak daha sağlıklıdır. Aynı müşterinin farklı bireyleri, planları veya grup bağlantıları olabilir. Bu nedenle her poliçenin ayrı yenileme kaydı bulunmalıdır.

Temel kayıtta müşteri, sigortalı, şirket, poliçe başlangıcı, poliçe bitişi ve plan bilgisi yer almalıdır. Ayrıca grup ya da bireysel poliçe olduğu da görünmelidir. İletişim bilgileri, tercih edilen kanal ve dosyanın sorumlusu bu kayda bağlanmalıdır.

Bitiş tarihi yalnızca takvim bilgisi değildir. Bu tarih, bilgilendirme son tarihini ve yenileme sonrası açık işlerin kapanma süresini belirler. Bu nedenle tarihler farklı ekranlarda dağılmamalıdır.

ÖBYG statüsünü ayrı alanlarda tutun

Ömür boyu yenileme garantisi, ÖBYG taahhüdü ve kazanılmış ÖBYG aynı durum değildir. Liste içinde bunları tek bir evet veya hayır alanına sıkıştırmayın.

Aşağıdaki statüler ayrı seçenekler olarak tutulabilir:

• ÖBYG taahhüdü bulunmuyor.
• ÖBYG taahhüdü bulunuyor, henüz kazanılmadı.
• ÖBYG kazanıldı.
• Eski döneme ait yenileme garantisi veya ÖBYG hakkı bulunuyor.
• Durum şirketten ya da özel şartlardan teyit edilmeli.

Poliçedeki ibareyi ve şirketin değerlendirme bilgisini kayda ekleyin. Böylece çalışan, yalnızca eski bir notu görerek hakkın kazanıldığını varsaymaz.

Yaş ve başlangıç durumunu birlikte kontrol edin

ÖBYG değerlendirmesinde poliçe başlangıcındaki yaş durumu ayrıca incelenmelidir. Sadece müşterinin bugünkü yaşına bakmak yeterli olmayabilir.

Kayıtta poliçe başlangıç tarihi, o tarihteki yaş statüsü ve ÖBYG taahhüdünün sunulup sunulmadığı yer almalıdır. Müşteri taahhüt içeren sözleşmeyi tercih etti mi, bu da ayrıca işaretlenmelidir.

Yaş kuralının uygulanışı ve şirketin güncel değerlendirmesi için poliçeyi ve güncel mevzuat metnini kontrol edin. Tereddütlü dosyalarda şirketten yazılı teyit almak, sonradan yapılacak yorumları azaltır.

Poliçe bitmeden önce yapılacak kontroller

Özel sağlık poliçesi yenileme sürecinde ilk iş, yaklaşan poliçeleri yalnızca bitiş tarihine göre sıralamak değildir. Hak durumu, plan, prim, tazminat ve iletişim bilgisi birlikte incelenmelidir.

Bilgilendirme tarihini ayrı görev yapın

Mevzuat, sigortacının sözleşme bitişi ve yenileme hakkında zamanında bilgilendirme yapmasını öngörür. Bu bilgilendirmenin son tarihi sistemde ayrı bir görev olarak görünmelidir.

Gönderim kanalı, gönderim zamanı ve kullanılan içeriğin kaydı tutulmalıdır. Kalıcı veri saklayıcısında oluşan kayıt, dosyaya bağlanmalıdır. Müşterinin iletişim adresi güncel değilse, bu durum da açık iş olarak görünmelidir.

Telefonla ulaşılamaması, bilgilendirmenin yapıldığı anlamına gelmez. Bu nedenle arama sonucu ile bilgilendirme kaydını aynı alan olarak kullanmayın.

Bilgilendirme yükümlülüğü ile yenileme teklifi sunma faaliyetini de ayırın. İlki mevzuat ve şirket iş akışıyla ilgili olabilir. İkincisi ise acentenin müşteriyi yenilemeye davet eden takip sürecidir.

Hak değerlendirmesini belgeye bağlayın

Aynı planla devam edilip edilmediğini kontrol edin. Kesintisiz sigortalılık kaydında başlangıç tarihi, aradaki yenilemeler ve varsa boşluklar görülmelidir.

Değerlendirme dönemindeki toplam tazminat ve toplam prim bilgisi şirketin sunduğu kaynakla eşleştirilmelidir. Bu nedenle tazminat prim oranı, tek bir hasara veya yalnızca son poliçe dönemine göre yorumlanmamalıdır.

Şirketin sigortalı lehine daha hafif bir şartı bulunabilir. Listeye yalnızca genel mevzuat şartını yazmak yerine, ilgili şirketin poliçe özel şartını da kaydedin. Hesaplama yönteminde tereddüt varsa şirket raporunu esas alın ve not bölümüne açıklama ekleyin.

Teklifteki değişiklikleri sınıflandırın

Yenileme teklifinde değişiklik varsa, değişikliğin türünü seçilebilir alanlarla kaydedin. Örneğin prim, teminat limiti, plan, katılım payı ve anlaşmalı kurum ağı ayrı başlıklar olmalıdır.

Yeni teminat eklenmesi veya hastalık ek primi gibi durumlar da ayrıca işaretlenmelidir. Böylece müşterinin yalnızca prim artışını mı, yoksa plan kapsamındaki değişikliği mi değerlendirdiği anlaşılır.

ÖBYG hakkı bulunan müşteride primin değişmesi ile hakkın etkilenmesi aynı olay değildir. Çalışan, teklif karşılaştırmasını bu ayrımı gözeterek yapmalıdır.

Poliçe bitişi ve sonrasındaki iş akışı

Poliçe bitişinden önce müşteriyle temas kurulamadığında dosya kapanmış sayılmamalıdır. Açık işin sahibi, sonraki adımı ve takip zamanı yazılı olmalıdır.

Müşteri cevap vermediyse yeni temas görevi oluşturun. Müşteri teklif bekliyorsa teklif bekleniyor statüsünü kullanın. Evrak bekleniyorsa, hangi belgenin beklendiğini ve sorumlunun kim olduğunu belirtin.

Bitişten sonra dosya şu sonuçlardan biriyle kapanabilir:

• Yenilendi.
• Müşteri yenilemedi.
• Fiyat nedeniyle yenilemedi.
• Başka şirkete geçmek istedi.
• Ulaşılamadı.
• Evrak veya teklif bekleniyor.
• Yenileme penceresi içinde açık iş bulunuyor.
• Yeni sözleşme riski oluştu.

Teklif gönderildi veya müşteri aranacak statüsü, yenileme gerçekleşmiş gibi kullanılmamalıdır. Poliçe düzenlenip kayıtla eşleşmeden iş tamamlanmış sayılmamalıdır.

Bu düzen, sigorta yenileme takibinde temel iş akışını kurarken de kullanılabilir. Özellikle geciken dosyaların yöneticiye görünmesi, kişisel takip notlarının önüne geçer.

Şirket değişikliği ve plan kontrolü

Şirket değişikliği talebi geldiğinde önce müşterinin gerçekten geçiş mi, yoksa yeni poliçe mi istediğini netleştirin. Başka bir şirketten yeni poliçe alınması tek başına geçiş anlamına gelmeyebilir.

Geçiş işlemi için eski ve yeni şirket arasındaki bilgi aktarımının ilgili sistem üzerinden başlatılıp başlatılmadığını kaydedin. Eski şirketten veri talebi gönderildi mi, yeni şirket kabul etti mi, bu adımlar ayrı görevler olmalıdır.

Yeni teklifin aynı plan, daha dar plan veya daha geniş plan olduğunu karşılaştırın. Teminat kapsamı, limitler, katılım payı ve anlaşmalı sağlık kuruluşu ağı birlikte incelenmelidir.

Kazanılmış hakların başka şirkette devamı, işlemin geçiş olarak kabul edilmesine ve yeni şirketin değerlendirmesine bağlı olabilir. Sadece yeni poliçe numarasını kaydetmek bu ayrımı göstermez.

Grup poliçelerini ayrı izleyin

Grup poliçesinden ayrılanlar için ayrı bir takip görünümü oluşturun. İş değişikliği, işveren sözleşmesinin sona ermesi veya grup kapsamından çıkma, bireysel devam ihtiyacını doğurabilir.

Müşterinin bireysel poliçeye geçmek isteyip istemediğini sorun. Aynı planın bulunup bulunmadığını, en yakın plan seçeneğini ve başvuru için özel şartlarda belirtilen sürenin takip edilip edilmediğini kaydedin.

Grup poliçesinden bireysele geçişte kazanılmış ÖBYG varsa, plan seviyesini ve şirket değerlendirmesini ayrıca teyit edin. Daha geniş plana geçiş talebi, ayrı bir inceleme gerektirebilir.

Yenilemede hekim görüşü talebini ayırın

Yenileme, plan değişikliği ve geçiş işlemlerinde hekim görüşü talebiyle ilgili sınırlamalar bulunabilir. Bu nedenle çalışan, müşteriden doğrudan sağlık raporu istemeden önce şirketin güncel iş akışını kontrol etmelidir.

İşlem yeni bir sözleşme olarak yürütülüyorsa değerlendirme farklı olabilir. Dosyanın geçiş mi, yenileme mi veya tamamen yeni sözleşme mi olduğu açıkça yazılmalıdır.

İletişim ve veri kaydı

Yenileme iletişiminde amaç, müşteriyi doğru zamanda bilgilendirmek ve dosyanın durumunu öğrenmektir. Kampanya, çapraz satış ve farklı bir ürün teklifi ise ayrı bir iletişim amacı taşır.

Bu ayrım, arama ve mesaj izinlerinin yönetiminde önemlidir. İYS durumu, ret kaydı, arama izni, mesaj izni ve e-posta izni ayrı alanlarda tutulmalıdır.

İletinin bilgilendirme mi, ticari ileti mi olduğu konusunda şirketinizin uyum ekibiyle güncel değerlendirme yapın. Bu konuda İYS arama izni ve yenileme kayıtlarını ayrıca inceleyebilirsiniz.

WhatsApp üzerinden yapılan takipte de müşterinin iletişim tercihini ve ret talebini dikkate alın. Serbest metin yerine onaylı içerik ve güvenli yönlendirme kullanın. WhatsApp ile müşteri takibinde şablon ve kayıt düzeni bu süreci tamamlar.

Sağlık ayrıntılarını yenileme görevinin içine yazmayın. Gerekli durum bilgisi kısa tutulmalı, sağlık belgeleri ve raporlar erişimi sınırlı alanlarda saklanmalıdır. Müşteri belge paylaşacaksa şirketin belirlediği güvenli kanala yönlendirilmelidir.

Acentenin veri sorumlusu veya veri işleyen rolü işlem akışına göre değişebilir. Bu nedenle tüm portföy için tek bir varsayım yapmayın. Acentelik sözleşmesini, şirket talimatlarını ve güncel uzman görüşünü birlikte değerlendirin.

Listeyi ölçülebilir ve yönetilebilir hale getirin

İyi bir liste yalnızca yaklaşan poliçeleri göstermez. Geçen dönemde yenilenen ve bu dönemde yenilenmeyen poliçeleri de ayırır.

Kayıp nedeni için sabit seçenekler kullanın. Fiyat, müşteri kararı, ulaşılamama, şirket kabulü, acente gecikmesi, evrak bekleme ve başka şirkete geçiş ayrı nedenler olabilir.

Bu ayrım sayesinde yöneticiniz, sorunun takipten mi, fiyattan mı, müşteri kararından mı kaynaklandığını görebilir. Serbest metin notları yardımcıdır. Ancak raporlama için ortak neden alanı gerekir.

Sorumlu kişi, son işlem, sonraki adım ve gecikme nedeni her açık dosyada görünmelidir. Bir çalışan izinliyken dosyanın beklememesi için sahiplik değiştirilebilmelidir.

yenileme kaçağını ölçme yaklaşımını uygularken yalnızca toplam yenileme oranına bakmayın. Açık işlerin yaşını, ulaşılamayan müşterileri ve kapanış nedenlerini de inceleyin.

Portföyünüzde geçen yıl yenilenip bu yıl yenilenmeyen poliçeleri birlikte çıkarmak için ücretsiz yenileme kaçağı kontrolünü kullanabilirsiniz. Bu kontrolün amacı, kayıp görünen dosyaları nedenleriyle ayırmaktır.

Günlük kullanım için kısa kontrol sırası

Çalışanın her poliçede aynı sırayı izlemesi hata riskini azaltır.

Önce poliçe ve müşteri bilgilerini doğrulayın. Ardından ÖBYG statüsünü, planı, kesintisiz sigortalılık kaydını ve şirketin tazminat ile prim bilgisini kontrol edin.

Sonra bilgilendirme son tarihini ve müşteri iletişim tercihlerini inceleyin. Temas kurulduysa sonucu, kurulmadıysa sonraki görevi yazın.

Teklif değişikliklerini sınıflandırın. Şirket değişikliği talebi varsa işlemin geçiş mi, yeni poliçe mi olduğunu teyit edin.

Son olarak dosyayı gerçek sonucuyla kapatın. Yenilenmeyen işlerde neden seçilmeden kayıt tamamlanmış sayılmamalıdır.

Bu öbyg yenileme takip listesi, mevzuat kontrolünü satış takibinden ayırır. Aynı zamanda çalışan, yönetici ve şirket arasında ortak bir dosya dili oluşturur. Güncel metin ve şirket uygulaması değişebileceği için tereddütlü kayıtları ilgili uzmanla teyit edin.