Trafik sigortası yenileme 14 gün: acente takvimi

Trafik sigortası yenileme 14 gün sürecini acentenizde düzenli bir iş akışına çevirmek için bu yazıda liste hazırlama tarihini, referans poliçe kaydını, teklif statülerini ve örnek takip takvimini bulacaksınız.

Trafik sigortası yenileme 14 gün: önce kuralı doğru okuyun

Trafik sigortası yenileme 14 gün ifadesi, mevcut zorunlu trafik sigortasının vade bitimine kalan dönemi anlatır. Bu dönemde yeni sözleşme dönemi için teklif verilebilir. Ayrıca yeni dönem için mükerrer sözleşme düzenlenebilir.

Buradaki önemli ayrım şudur: Bu pencere, acentenin müşteriye ilk kez ulaşabileceği tarih değildir. Acente daha erken tarihte liste hazırlayabilir, iletişim bilgisini güncelleyebilir ve müşterinin ihtiyacını öğrenebilir. Ancak yeni dönem trafik teklifi ile erken hazırlık temasını aynı statüde tutmamak gerekir.

Bu uygulama 2026'da başlamadı. Değişiklik 2024'te yürürlüğe girdi ve 2026'da güncel uygulama olarak devam ediyor. Yine de gün hesabının şirket veya SBM ekranında nasıl uygulandığını ayrıca kontrol edin. Mevzuat metni değişebileceği için güncel metin ve uzman görüşü önemini korur.

Listeyi ne zaman hazırlamalı?

Yenileme listesini teklif penceresinin açıldığı gün hazırlamak geç kalmanıza neden olabilir. Çünkü eksik telefon, hatalı plaka veya eski müşteri bilgisi aynı gün fark edildiğinde takip için sınırlı zaman kalır.

Bu nedenle trafik poliçesi yenileme işini iki ayrı listeyle yönetin. İlk liste erken hazırlık listesidir. İkinci liste ise yeni dönem teklifine açılan poliçelerden oluşur.

Erken hazırlık listesi

Vadesi yaklaşan poliçeleri düzenli olarak çıkarın. Her kayıt için şu bilgileri kontrol edin:

• mevcut poliçe numarası,
• sigorta şirketi,
• poliçe başlangıç ve bitiş tarihi,
• araç plakası,
• sigortalı veya işleten bilgisi,
• müşteri telefon ve diğer iletişim bilgileri,
• önceki yenileme sonucu,
• mevcut temsilci veya iş sahibi.

Bu alanların tamamı mevzuatın zorunlu tuttuğu bir CRM şeması olarak düşünülmemelidir. Bunlar, acentenin kendi takip düzeni için önerilen kayıtlardır.

Eksik bilgi varsa teklif dönemini beklemeden düzeltin. Müşterinin iletişim iznini ve tercih ettiği kanalı da kontrol edin. Telefon, WhatsApp veya e-posta kullanımını acentenizin KVKK ve İYS süreçleriyle uyumlu yürütün.

Teklif listesine geçiş

Vade bitimine on dört gün kala mevcut poliçeleri ayrı bir teklif listesine taşıyın. Bu geçiş, erken hazırlık ile resmî teklif dönemini birbirinden ayırır.

Örneğin daha önce müşteriye araç bilgisi sorulmuş olabilir. Bu temas, yeni dönem trafik teklifiyle aynı işlem değildir. Kayıtta temasın amacı ve tarihi ayrı tutulursa ekip hangi aşamada olduğunu daha kolay görür.

Aranan kayıt için trafik yenileme teklifi statüsünü açın. Teklifin alındığı tarih, şirket, teklif numarası veya ekran kaydı ve müşteriye iletilme durumunu ekleyin.

Referans poliçe kaydı nasıl tutulmalı?

Mevzuatta acentenin CRM içinde referans poliçe adında belirli bir alan kullanması gerektiğine dair bir kayıt bulunmayabilir. Bu nedenle referans poliçe ifadesini operasyonel bir tanım olarak kullanın.

Referans poliçe, yeni teklifin hangi mevcut sözleşmeye dayandığını gösteren kayıttır. Böylece çalışan, müşterinin hangi araç ve poliçe üzerinden takip edildiğini yeniden araştırmak zorunda kalmaz.

Kayıtta bulunması yararlı alanlar

Referans poliçeyi kaydederken poliçe numarasını, şirketi ve vade tarihini birlikte tutun. Plaka ile sigortalı veya işleten bilgisini de aynı kayda bağlayın.

Buna müşteri iletişim bilgilerini, teklif alınabilecek tarihi ve teklifin sonucunu ekleyin. Yenileme başka bir şirketten yapıldıysa yeni şirketi de kaydedin. Yenileme gerçekleşmediyse nedeni boş bırakmayın.

Bu kayıt, yalnızca teklif hazırlayan çalışan için değildir. Yönetici de poliçenin hangi aşamada olduğunu buradan görmelidir. Müşteri, teklif, poliçe ve yenileme aynı kayıt çevresinde tutulursa devir sırasında bilgi kaybı azalır.

Başlangıç tarihini ayrıca kontrol edin

Yeni poliçenin başlangıç tarihini mevcut poliçenin bitiş tarihiyle karşılaştırın. İki tarih arasında teminat boşluğu olup olmadığını kontrol edin.

Poliçede başlangıç veya sona erme saati belirtilmişse o bilgiyi dikkate alın. Saat belirtilmiyorsa ilgili genel şartlarda yer alan uygulamayı kontrol edin. Bu noktada sistemde yalnızca poliçe düzenlendi bilgisinin bulunması yeterli olmayabilir.

Örnek operasyon takvimi

Aşağıdaki takvim, mevzuatın zorunlu iş planı değildir. Acentenin hazırlık, teklif ve sonuçlandırma işlerini ayırması için kullanılabilecek bir örnektir.

T-30: hazırlık listesini açın

Vadesi yaklaşan trafik poliçelerini çıkarın. Poliçe, müşteri ve araç bilgilerinin güncel olup olmadığına bakın.

Eksik telefonları tamamlayın. Aynı müşteriye ait birden fazla kaydı birleştirin. Önceki yenileme sonucunu ve mevcut iş sahibini kontrol edin.

T-15: temas planını netleştirin

Müşterinin tercih ettiği kanalı ve iletişim izinlerini gözden geçirin. Bu aşamada amaç, teklif döneminden önce hazırlığı tamamlamaktır.

Müşterinin araç, işleten veya iletişim bilgilerinde değişiklik varsa kaydı güncelleyin. Ancak bu hazırlık temasını yeni dönem teklif statüsüyle karıştırmayın.

T-7: teklif ve ilk takip

On dört günlük pencere içinde olan poliçeler için yeni dönem teklifini alın. Teklifin hangi şirketten geldiğini ve müşteriye hangi kanaldan iletildiğini kaydedin.

Müşteri yanıt verdiyse sonucu açıkça yazın. Yanıt yoksa kaydı yalnızca teklif gönderildi olarak bırakmayın. Bekliyor, fiyat karşılaştırıyor, başka acenteden alacak veya ulaşılamadı gibi ara sonuçlar kullanın.

T-1: sonuçlandırma kontrolü

Sonuçlanmayan kayıtları yeniden gözden geçirin. Yeni poliçenin başlangıç tarihini, mevcut poliçenin bitişini ve müşteri kararını kontrol edin.

Ulaşılamayan müşteriler için son temas girişimini kaydedin. Teklif var ancak karar yoksa bunu müşteriye ulaşılamadı sonucu ile karıştırmayın. İki durumun sonraki aksiyonu farklıdır.

Vade günü: açık işleri görünür kılın

Hâlâ kapanmayan kayıtları yönetici görünümüne taşıyın. Böylece ekip, sessizce bekleyen dosyaları günlük işlerin arasında kaybetmez.

Vade sonrası kalan işleri de ayrı bir statüde izleyin. Bu statü, poliçenin yenilenmediğini değil, acentenin iş akışında hangi aşamanın açık kaldığını göstermelidir.

İletişim kanallarını statüyle birlikte yönetin

Yenileme aramasını veya WhatsApp mesajını tek başına sonuç kabul etmeyin. Kanal, temas tarihi, yanıt ve sonraki görev ayrı alanlarda tutulmalıdır.

WhatsApp mesajı gönderildiğinde müşterinin yanıt verip vermediğini izleyin. Cevap geldiyse talebin niteliğini yazın. Müşteri fiyat istiyorsa teklif görevi açın. Bilgi güncellemek istiyorsa ilgili alanları düzeltin.

Kullandığınız otomasyonun mesaj kurallarını da kontrol edin. Akıllı Arama'nın yenileme motoru, vade bitişinden geriye T-30, T-15, T-7 ve T-1 eşikleriyle görev açar. Kanal sırasını acente belirler; varsayılan akış önce WhatsApp, cevap yoksa aramadır.

WhatsApp AI Ajan onaylı şablonlarla mesaj gönderir, gelen cevabı nitelendirir ve 24 saat penceresini takip eder. Pencere kapalıyken serbest mesaj gönderilemez; onaylı şablon gerekir. Bu nedenle iletişim izni, şablon ve mesaj sonucu kayıt düzeninin parçası olmalıdır.

Telefon görüşmelerinde de benzer bir düzen kurun. Görüşmenin sonucu, müşterinin kararı ve sonraki görev yazılmadığında arama yapılmış görünür, fakat iş ilerlemez.

Teklif statüsünü yenileme sonucundan ayırın

Bir poliçede teklif hazırlanmış olması, yenilemenin gerçekleştiği anlamına gelmez. Bu ayrım, yenileme takip listesi içinde özellikle görünür olmalıdır.

Önerilen statüler şunlardır:

• hazırlık bekliyor,
• teklif alınacak,
• teklif müşteriye iletildi,
• müşteri karar bekleniyor,
• müşteri fiyat karşılaştırıyor,
• yenileme onaylandı,
• başka şirket seçildi,
• başka acenteye gitti,
• müşteriye ulaşılamadı,
• araç satıldı,
• teklif hazırlanmadı,
• yenileme gerçekleşmedi.

Bu statülerden bazıları sonuç, bazıları ise süreç aşamasıdır. İkisini aynı alanda tutmak raporlamayı zorlaştırır. Örneğin müşteriye ulaşılamadı bir takip sonucudur. Fiyat yüksek bulundu ise müşteri kararına bağlı bir yenileme kayıp nedenidir.

Kayıp nedenlerini kısa ve sabit seçeneklerle kodlayın. Böylece yönetici, geçen dönem yenilenip mevcut dönemde yenilenmeyen poliçeleri inceleyebilir.

Yenileme kaybını takipten ayırın

Yenileme oranını izlemek tek başına yeterli değildir. Oranın yanında neden dağılımını da görün.

Önceki dönemde yenilenip mevcut dönemde yenilenmeyen poliçeleri ayrı bir listeye alın. Ardından kaybı şu başlıklardan biriyle ilişkilendirin: fiyat, başka şirket, başka acente, araç satışı, müşterinin kararı, ulaşılamama veya acentenin teklif hazırlamaması.

Bu yaklaşım, fiyat kaynaklı kayıpla takip eksikliğini birbirine karıştırmaz. Örneğin müşteriye hiç ulaşılamadıysa bunu fiyat kaybı olarak işaretlemeyin. Teklif hazırlanmadıysa bunu müşteri kararı gibi göstermeyin.

Yönetici raporunda en azından açık işler, ulaşılamayanlar, teklif verilip karar alınmayanlar ve sonuçlandırılanlar ayrı görünmelidir. Böylece ekip toplantısı genel bir yenileme sayısı yerine somut iş listesi üzerinden yapılır.

Daha geniş bir ölçüm düzeni için yenileme kayıp nedeni raporu ve yenileme takibi nasıl yapılır yazılarındaki kayıt yaklaşımından yararlanabilirsiniz.

Uygulamaya geçmeden önce son kontrol

Önce vadesi yaklaşan poliçeleri düzenli çıkarın. Sonra mevcut poliçeyi referans kayıt olarak bağlayın. Teklif penceresi açıldığında yeni dönem teklifini ayrı statüye taşıyın.

Her temasın kanalını ve sonucunu yazın. Teklif gönderildi bilgisini müşteri onayıyla karıştırmayın. Ulaşılamayan müşteriye yeniden görev verin ve görevin sahibini belirleyin.

WhatsApp akışı için ayrıca acentede WhatsApp ile müşteri takibi rehberine bakabilirsiniz. İletişim izinlerini, KVKK kayıtlarını ve İYS süreçlerini acentenizin güncel uygulamasıyla birlikte değerlendirin.

Son olarak, trafik sigortası yenileme 14 gün dönemini tek bir son tarih gibi değil, hazırlık ve sonuçlandırma arasında bir iş akışı olarak yönetin. Bu yaklaşım, kaybedilen poliçenin nedenini daha anlaşılır hale getirir.

Yenileme operasyonunuzun maliyet tarafını ayrıca görmek isterseniz yenileme maliyeti hesaplayıcısı üzerinden yıllık hacminize göre modelleme yapabilirsiniz.