iys ceza riski yenileme: filtre ve log nasıl kurulur

iys ceza riski yenileme konusunu pratik bir çerçeveyle ele alıyoruz: İYS onay/ret bilgisini CRM’e doğru aktarmak, kampanya listelerinde riski filtrelerle azaltmak ve denetimde elinizi güçlendirecek logları tutmak. Yazının sonunda, kendi sisteminizde uygulayabileceğiniz net filtre taslaklarına sahip olacaksınız.

iys ceza riski yenileme: filtre mimarisi

İlk adım, hangi iletinin “ticari elektronik ileti” olduğunu netleştirmektir. Yönetmelik, telefon ve çağrı merkezleri dahil olmak üzere SMS, e‑posta ve benzeri yollarla gönderilen ticari amaçlı iletileri bu kapsama alır (md. 4/1‑(m)) (Yönetmelik). Bu nedenle, yenileme döneminde arama ve mesajlarınız da aynı çerçevede değerlendirilir.

Önceden onay prensibi nettir: Ticari elektronik iletiler için alıcıdan önceden onay alınmalıdır; onay, reddetme hakkı kullanılıncaya kadar geçerlidir (md. 5/1) (Yönetmelik). Ayrıca içerik onaya uygun olmalı ve kimlik bilgileri gereklilikleri karşılanmalıdır (md. 8) (Yönetmelik).

Statüleri CRM’e doğru yansıtma

• ONAY: Bu alıcıya, onaya uygun içerikle ve ilgili kanaldan ticari ileti gidebilir (md. 5/1) (Yönetmelik).
• RET: Alıcı hiçbir gerekçe göstermeden reddedebilir; ret, bildirimin yapıldığı kanal için onayı geçersiz kılar (md. 9/1) (Yönetmelik). Ret imkânı her iletide açık ve ücretsiz olmalıdır (md. 9/3‑4) (Yönetmelik).
• Sessiz: Resmî metinlerde ONAY ve RET kavramları bulunur; “sessiz” genelde kurum‑içi, “İYS’de kaydı veya onayı görünmeyen kişi” için kullanılan bir etikettir. Bu etiketi teknik bir statü değil, filtrelemede “gönderme” işareti olarak ele almak sağlıklıdır.

Kanal + marka filtresi

Ret hakkı, bildirimin yapıldığı kanal özelinde hüküm doğurur (md. 9/1) (Yönetmelik). Bu yüzden filtreler kanal bazında kurulmalıdır. Ayrıca acentelik veya benzeri sözleşmelerde verilen bir onay, sözleşmeye konu mal, hizmet veya marka ile sınırlı kabul edilir; farklı bir marka için otomatik geçerli sayılmaz (md. 7/6) (Yönetmelik).

Pratikte, gönderim listesine yalnızca “ilgili marka + ilgili kanal” için ONAY’ı görünen kişileri alın. RET’i olanları ve İYS’de onayı bulunmayanları hariç tutun. Bu yaklaşım, iys filtre kurulumunun omurgasıdır.

Yenileme içeriği: bildirim mi, kampanya mı?

Yönetmelik, tahsilat ve borç hatırlatma gibi bazı bildirimler için önceden onay aranmamasını düzenler; ancak bu tür bildirimlerde herhangi bir mal veya hizmet özendirilemez ya da tanıtımı yapılamaz (md. 6/2) (Yönetmelik). Bu nedenle:

• Sadece sözleşmenin ifasına yönelik, özendirme içermeyen “bilgilendirme” metni kullanıyorsanız, istisna alanına girebilirsiniz.
• Fiyat, karşılaştırma, kampanya veya teklif unsuru taşıyan metinler ticari ileti sayılır ve önceden onay ister (md. 5/1 ve md. 6/2) (Yönetmelik).

Bu ayrım, özellikle “yenileme sms onay” açısından belirleyicidir. İçerik türü, filtreden bağımsız bir kontrol noktası olarak ayrıca işaretlenmelidir.

Riskli senaryolar ve filtre karşılıkları

• Bireysel alıcıda onaysız gönderim: Ticari elektronik iletilerde önceden onay zorunludur (md. 5/1) (Yönetmelik). Filtre: “ONAY var” şartı; “sessiz” ve “RET” olanları hariç tut.
• Tacir/esnaf alıcılar: Tacir veya esnafa önceden onay aranmaz; fakat ret hakları geçerlidir (md. 6/3 ve md. 9) (Yönetmelik). Filtre: “tacir esnaf iys” etiketi için ayrı liste; RET işaretliyse tüm kanallarda gönderimi kes.
• Ret sonrası devam eden gönderimler: Hizmet sağlayıcı, ret talebinin kendisine ulaşmasını takiben kısa sürede ticari ileti göndermeyi durdurmalıdır (md. 10/1) (Yönetmelik). Filtre: “RET alındı” zaman damgası konulsun, tüm kanallar o kişide bloke edilsin.
• Onay alındı ama İYS’ye işlenmedi: İYS üzerinden alınmayan onayların kısa süre içinde İYS’ye kaydı gerekir (md. 5/11) (Yönetmelik, değişiklik hükmü). Filtre: “İYS’ye işlenmiş onay = evet” şartı; işlenmemiş onayla gönderimi engelle.
• Çok markalı çalışma: Onayın marka/mal/hizmetle sınırlı olduğu durumlarda, farklı marka adına gönderimde ilgili markada ONAY var mı kontrolü zorunludur (md. 7/6) (Yönetmelik). Filtre: “gönderen marka = onaylı marka” eşleşmesi.
• İçerik kayması: Bilgilendirme metnine pazarlama unsuru eklenirse istisna dışına çıkılır (md. 6/2) (Yönetmelik). Filtre: “İçerik türü = kampanya” ise ONAY şartı zorunlu.

Kampanya listeleri için uygulanabilir filtre taslakları

Aşağıdaki taslakları, kullandığınız CRM’de alan adlarınıza uyarlayarak birebir uygulayabilirsiniz. Amaç, iys filtre mantığını yalın ve denetlenebilir kurallara dökmektir.

WhatsApp yenileme kampanyası listesi

Dahil et:

• Müşteri kanalı = WhatsApp
• Gönderen marka = poliçedeki marka
• İYS durumu (WhatsApp/mesajlaşma) = ONAY
• İçerik türü = kampanya/teklif

Hariç tut:

• İYS durumu (WhatsApp/mesajlaşma) = RET
• İYS’de onay görünmeyenler (sessiz)
• RET alındı zaman damgası dolu olanlar

WhatsApp tarafında ayrıca oturum penceresini takip eden teknik kurallarınız olmalıdır. Bu konuda pratik notlar için Acentede WhatsApp ile müşteri takibi yazısına göz atabilirsiniz.

E‑posta yenileme kampanyası listesi

Dahil et:

• Kanal = e‑posta
• Gönderen marka = poliçedeki marka
• İYS durumu (e‑posta) = ONAY

Hariç tut:

• İYS durumu (e‑posta) = RET
• İYS’de onay görünmeyenler (sessiz)

Arama listesi (teklif içeren aramalar)

Dahil et:

• Kanal = arama
• Gönderen marka = poliçedeki marka
• İYS durumu (arama) = ONAY

Hariç tut:

• İYS durumu (arama) = RET
• İYS’de onay görünmeyenler (sessiz)

Arama izni ve uygulama detaylarını ayrıca şurada özetledik: Sigortada iys arama izni yenileme: türler, zaman ve ispat.

Esnaf/tacir için ayrı akış

Tacir veya esnafa önceden onay aranmaz; fakat ret hakları saklıdır (md. 6/3 ve md. 9) (Yönetmelik). Bu gruba özel bir liste kullanın. “Tacir/esnaf” etiketi taşıyıp RET’i olmayanlar listede kalır; RET işaretlenirse tüm kanallarda engellenir.

Loglama ve ispat: denetimde eliniz güçlü olsun

Şikâyet durumunda ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcıdadır (md. 13/1) (Yönetmelik). Ayrıca onay kayıtlarını, onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten; diğer ticari elektronik ileti kayıtlarını ise en az bir yıl saklamak gerekir (md. 13/2) (Yönetmelik). Bu yüzden “iys log saklama” düzeninizi netleştirin.

Önerilen log alanları:

• Alıcı kimliği ve iletişim kanalı
• Gönderen marka
• İYS sorgu sonucu (ONAY/RET) ve sorgu zamanı
• İçerik türü etiketi (bilgilendirme/kampanya)
• Ret linki/numarası veya retin nasıl alındığına dair not
• Gönderim zamanı ve teknik durum

Bu set, bir denetimde hem içeriğin uygunluğunu hem de izin/ret akışını göstermenizi kolaylaştırır.

Zamanlama ve kanallara özgü notlar

Yenileme takibi genelde bir takvime bağlıdır. Örneğin Akıllı Arama’nın yenileme motoru, poliçe bitişinden geriye dört eşik sayar: T-30, T-15, T-7 ve T-1. Her eşikte hangi kanalın devreye gireceğini acente belirler; varsayılan sıra önce WhatsApp, cevap yoksa aramadır. Bu tür bir kurgu, iys ceza riski yenileme filtresiyle birlikte çalıştığında, otomasyon hızını korurken riski kontrol eder.

WhatsApp tarafında, onaylı şablonlar kullanmak ve görüşme penceresini izlemek önemlidir; örneğin Akıllı Arama’nın WhatsApp AI Ajan’ı onaylı şablonlarla çalışır ve gelen cevapları nitelendirirken yasal çerçeveye uyumluluk için pencereleri gözetir. Platform kuralları, İYS yükümlülüklerinden bağımsızdır; dolayısıyla içerik ve izin kontrolü her durumda Yönetmelik’e göre yapılmalıdır (md. 5/1 ve md. 6/2) (Yönetmelik). Bu başlıkların günlük uygulaması için şu yazı da yardımcı olur: Acentede WhatsApp ile müşteri takibi.

Yenileme akışının tamamı, “kim, ne zaman, hangi kanaldan” sorularını görünür kılmalıdır. Operasyon tarafını kurarken şu rehberi de yanınızda tutabilirsiniz: Sigorta yenileme takibi nasıl yapılır?. Ayrıca, portföyünüzde nerede kaçak olduğunu birlikte görmek isterseniz, taahhütsüz ücretsiz yenileme kaçağı kontrolü oturumu pratik bir başlangıç sağlar.

Son olarak, iys ceza riski yenileme açısından gri noktada kalan iletilerde acele etmeyin. İçeriği tekrar gözden geçirin; kampanya/teklif sinyali varsa ONAY arayın. Ret kayıtları gelirse hızla işleyin, gönderimi durdurun ve loglarınızı güncelleyin (md. 10/1 ve md. 13/2) (Yönetmelik). Bu disiplin, kısa vadede emek istese de uzun vadede riskinizi azaltır.

Sık yapılan uygulama hataları ve düzeltme yolları

• ONAY tekil, RET genel sanılır: Oysa ret, bildirimin yapıldığı kanalda onayı geçersiz kılar (md. 9/1); kanal bazlı filtre şarttır (Yönetmelik).
• “Bilgilendirme”ye promosyon sıkıştırmak: Bu durumda istisna biter, onay gerekir (md. 6/2) (Yönetmelik).
• Onayı İYS’ye geç işlemek: İYS üzerinden alınmayan onaylar kısa sürede kaydedilmelidir (md. 5/11); CRM’de “İYS’ye işlendi” bayrağı olmadan gönderimi engelleyin (Yönetmelik, değişiklik hükmü).
• Taciri bireyselleştirmek: Tacir/esnaf için önceden onay aranmaz; ama RET geldiyse tüm kanallar durur (md. 6/3 ve md. 9) (Yönetmelik).

Bu çerçeve, iys ceza riski yenileme odaklı bir kontrol kulesi kurmanıza yardım eder. Filtreleri basit tutun, logları düzenli saklayın ve içeriği doğru sınıflandırın.